Kurz und knackig I Wie Sie in Zeiten von Corona für’s Homeoffice gerüstet sind – ein Überblick über Programme und Apps, mit denen die neue Zusammenarbeit zackig klappt.

Für alle jene, die es gewohnt sind von einer Büroinfrastruktur aus zu arbeiten, kann das Homeoffice ungewohnt und auch eine technische Herausforderung sein. In einer Zeit, in der virtuelle Absprachen und Meetings plötzlich zum Standard werden, Infos von Bildschirmen oder Präsentationen für alle sichtbar sein sollen, damit sie virtuell besprochen werden können, brauchen wir praktikable Lösungen.

Da für uns Coworking – oft in getrennten Büros – und Online-Präsentationen für Kunden zur Routine gehören, haben wir drei rasche Tipps zusammengestellt. Sie erleichtern den Umstieg auf Arbeiten von zu Hause, wenn’s schnell gehen muss und keine externe technische Unterstützung zur Hand ist.

Contentbakery Collaboration HomeofficeBeginnen wir mit der Abstimmung unter den Kollegen – auf neue Art: Im Chat; denn meterlange E-Mails Verläufe an große Verteilerlisten sind Arbeitsspaß-Killer, da sie meist keine kurze und klare Abstimmung zustande bringen.

1. Die Easy-Variante ohne Zusatz-Aufwand für Terminabstimmung und Gruppencall

Nützen Sie die App, die fast alle schon am Handy verwenden – WhatsApp und installieren Sie die Desktop-Version.

  • erstellen Sie dort die Gruppe mit jenen Kollegen, die bei einem Projekt dabei sind. Sie können dann ganz einfach
    – Zeitpunkte/Termine verabreden
    – Gruppencalls (mit bis zu 4 Personen) und – falls Sie für die Datenübermittlung kein Firmennetzwerk nutzen können. Hier gibt es mehr Infos
    – auch einen Screenshot einer Skizze, ein Bild o.Ä. übermitteln.
    Dann sind alle Beteiligten auf einem Stand und „im Bilde“.
    Hinweis: Bitte nur Daten übermitteln, die keine sensiblen oder personenbezogenen Daten beinhalten!
  • Auch kostenlose Gespräche im Ausland sind über Wlan möglich.

Der Nachteil: Die Daten(un)sicherheit
Der US-Konzern nimmt es mit den personenbezogenen Daten nicht so genau und laut AGBs werden mit der Installation akzeptiert.

Besser also das Tool nur zur Abstimmung verwenden und den Rest (Daten) in Mails bzw. innerhalb der geschützten Firmenumgebung (Cloud) übermitteln!

Hier die Variante, wenn Sie auch die  Terminabstimmung nicht per WhatsApp durchführen möchten –

  • Doodle: In kostenlose Basisversion erlaubt es Verfügbarkeiten der Teilnehmer in einer Umfrage anzugeben – das Tool ermittelt aus den Antworten der zur Abstimmung eingeladenen Kollegen den geeignetesten Zeitpunkt.

2. Gespräche und Meetings abhalten

Treffen mit Kollegen oder ein Meeting mit Kunden kann trotz Corona stattfinden – nur eben virtuell. Weil es Missverständnisse vermeiden hilft, wenn wir das Gegenüber auch sehen, nicht nur zu hören, bieten sich Videoanrufe an.

  • Skype (bis zu 50 Teilnehmer!), Whatsapp mit og. Einschränkungen, Viber uvm.
    so geht die Skype Gruppenkonferenz
  • Der Renner sind zurzeit auch Videomeetings via Zoom und Clickmeeting – dazu bringen wir später noch Details.

Hier wird wohl auch entscheidend sein, welche Tools die Beteiligten Personen schon einsetzen.

3. Online präsentieren am geteilten Bildschirm

Wenn es sich darum handelt, neue Informationen zu geben bzw. zeigen und gemeinsam zu besprechen, können Sie auf Tools zurückgreifen, bei denen das Gegenüber sieht, was Sie am Bildschirm sehen.
Teilweise können Sie neben dem Audio Ihrer Stimme dabei auch die Mausbewegungen übertragen und auch sich selbst beim Präsentieren über Video einspielen

  • Zoom-Meetings Video inkl. Audio (kann auch zeitweilig abgeschaltet werden). Nach dem Eintragen einer Meeting-ID kann es losgehen; die Basisvariante ist kostenlos nutzbar.
  • Teamviewer kennt man oft aus der Internetwartung und bietet Screen-Sharing, Videokonferenzen, Dateitransfer und VPN – für Privatnutzer gibt es eine freie Version. Nach dem Austausch einer ID schafft es Teamviewer durch Firewalls und NAT sowie Proxy-Server hindurch.
  • Loom: Screen-Sharing mit Audiobegleitung oder mit Video-Unterstützung. Supereinfach bedienbar und kostenfrei nutzbar.

Natürlich gibt es jede Menge weitere wichtige Collaboration-Tools – vor allem für’s gemeinsame Arbeiten an Dateien und das Projektmanagement. Da auch hier die og. Einschränkungen in Bezug auf Datensicherheit gelten, folgen hie nur Anmerkungen.

  • Dropbox oder Google Drive kann man wunderbar Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten – ohne sich jeweils den Letztstand hin-/hermailen zu müssen.
  • Trello: Virtuelles Projektmanagement mit dem Mitarbeiter ihre Zuständigkeiten, Aufgaben und Fristen im Blick haben.

Nicht zuletzt: Besonders Gesprächskultur macht sich in Zeiten von Homeoffice bezahlt – das Gegenüber ausreden lassen und die eigenen Argumente gut durchdacht überbringen.