Neben der Technik sind es vor allem organisatorische Aspekte, die Videokonferenzen erfolgreich für die Arbeitskommunikation machen. Diese Tipps helfen Ihnen und den Meeting-Teilnehmern, um Videokonferenzen ideal durchzuführen: Von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung.

Obwohl Videokonferenzen bekanntermaßen Kosten und Zeit sparen, galten Online-Meetings, Videokonferenzen und Skype Gruppen-Calls bis vor kurzem für viele eher als Notlösung. Ich betrachte es ja als einen der Vorteile von Corona, dass viele – wenngleich unfreiwillig – mit digitalen Techniken vertraut geworden sind, die sie vormals nicht nutzten. Mittlerweile sind nun schon fast alle digital „zusammen gekommen“ und haben Erfahrungen mit Zoom-Meetings u.ä. gesammelt; ob als Gastgeber (Host) oder als Teilnehmer. Einfach das Einladungslink angeklickt, Mikro und Kamera freigegeben – und los ging’s. Egal wie ob die Teilnehmer in Büro 1 und 2 sitzen oder weit verstreut sind – entscheidend sind eine gute Verbindung (Bandbreite), funktionierende Technik und etwas VideoEtikette, die übrigens mit (Über-)Pünktlichkeit beginnt – um fallweise noch mit den Organisatoren auf anderen Kanälen vorab allfällige Probleme lösen zu können.

Mit diesen 5 einfachen Tipps von der Gesprächsvorbereitung, übers Aussprechen lassen bis zum richtigen Hintergrund sind Sie bestens gerüstet:

Tipp 1

  • Ankündigung & Technik-Test
    Wenn einige Tage vor dem geplanten Meeting eine Einladungen per E-Mail an die Teilnehmer senden, geben Sie idealerweise eine Überblick über die Agenda. Die Meeting-Teilnehmer können sich entsprechend vorbereiten bzw. allfällige Inputs oder Fragen bereits im Vorfeld einbringen, wenn Sie das im Mail entsprechend anmoderieren.
    Das legen Sie in der Agenda fest: Was soll das Ergebnis des Meetings sein? Welche Punkte sollen dazu besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz – wann endet sie?  So können sich alle Teilnehmer vorbereiten und wissen, worum es gehen soll.
    Je nach ausgewählter Software können Sie diese Einladungen direkt aus der Anwendung versenden, einen Direkt-Link zum digitalen Konferenzraum hinzufügen und optional anbieten, den Termin mit einem Klick im Kalender zu speichern.

Wichtig ist ein Technik Pre-Test: Laden Sie die Meeting-Teilnehmer ein, 2-3 Tage vor der geplanten Konferenz zu prüfen, ob Login sowie Kamera und Mikrofon problemlos funktionieren. Spätestens seit Corona sind zwar die meisten von uns schon erprobt – zielführend ist aber, wenn Sie in der Einladung betonen, dass Sie sich 1-2 Tage vorab über ein Feedback von jedem Teilnehmer freuen, ob die Technik bei ihm/ihr reibungslos arbeitet.

Tipp 2

  • Hintergrund & Lichtverhältnisse
    Es ist ein bisschen wie bei einer guten Fotoaufnahme: Vermeiden Sie zu dunkle Räume bzw. Hintergründe, aber auch zu helles oder gar grelles Gegenlicht. Und vermeiden Sie Blendeffekte zB durch Sonneneinstrahlung.
    Sollten Sie vom Homeoffice aus teilnehmen, eignet sich ein farblich dezenter, ruhiger und aufgeräumter Hintergrund ab besten; ja auch das Bücherregal ist als Hintergrund ok, wenn Sie davor „zur Geltung“ kommen und das Regal entsprechend aufgeräumt wirkt. Gegenstände wie Dekoartikel oder Kinderspielzeug entfernen Sie am besten aus dem Sichtfeld der Kamera – sollte zu viel herumliegen, dann verstecken Sie das Ganze unter einer Tagesdecke über’m Sofa…
    Wenn Sie von außerhalb des Büros an einer Videokonferenz teilnehmen, wählen Sie eine ruhige Umgebung, in der Sie nicht gestört werden.

Tipp 3

  • Etikette: Korrekte Kleidung & Störungen vermeiden
    Natürlich kommt es auf die allgemeine Meeting-Kultur an, jedoch ist es nicht „Jacke wie Hose“ was Sie während einer Videokonferenz tragen. Da Kleidung und Psyche in Wechselwirkung stehen, kann korrekte Kleidung sogar Ihre Überzeugungskraft und Autorität stärken. Vermeiden Sie – besonders unruhige oder grelle Oberteile (Kreise, kleinkarierte Kleidung und zu viel Schmuck lenken ab bzw. können auch die Bildübertragen durch Flimmern etc. stören.Wir sollten den Respekt aufbringen, während der Konferenz nicht mit andere Personen vor Ort zu sprechen oder uns anderen Tätigkeiten zuzuwenden. Versuchen Sie mit voller Aufmerksamkeit beim Meeting zu sein. Ihr Telefon ist lautlos geschaltet und vermeiden Sie Neben-Geräusche: Die Mikros der Geräte sind meist so empfindlich, dass schon Papierrascheln, das Abstellen von Gläsern bzw. Tassen, sowie Hintergrundgeräusche wie Wasserrauschen laut übertragen werden und daher die Hörqualität aller Teilnehmer stören können.
    Ich selbst finde es ja am angenehmsten, das Mikrofon immer dann stumm zu schalten, wenn ich nur zuhöre und keinen Wortbeitrag leiste. Wenn man zuvor das Mikro einschalten muss, ist das übrigens gleichzeitig ein Schutz gegen „nicht ausreden lassen“.

Tipp 4

  • Ablauf und Moderation
    Im Idealfall bestimmen Sie vorab einen Moderator, der das Meeting effizient leitet und auch das Wort erteilt. Letzteres ist im digitalen Meeting ganz besonders wichtig – wegen Übertragungsverzögerungen, vor allem aber auch um zeitgleichen Antwortversuche bzw. Redebeiträgen vorzubeugen.
    Aus meiner Erfahrung machen genau diese überlegten Wortmeldungen digitale Meetings oft kürzer und damit noch effizienter als persönliche.

Tipp 5

  • Nachbereitung
    Protokoll: Lassen Sie im Anschluss ein Ergebnisprotokoll über das Meeting anfertigen, das von allen Teilnehmern, z. B. auf der gemeinsamen Projektplattform, eingesehen werden kann oder ihnen per E-Mail geschickt wird. Damit schaffen Sie Verbindlichkeit, geben dem virtuellen Meeting die gleiche Bedeutung wie einem persönlichen Termin und verhindern Missverständnisse über getroffene Absprachen.Aufzeichnung: Nutzen Sie die Möglichkeit, die Aufzeichnung als Videofile zugänglich zu machen, wenn Teilnehmer aus Krankheitsgründen kurzfristig absagen mussten oder Sie einen größeren Mitarbeiterkreis informieren möchten.

Falls Sie Hilfestellung benötigen, sind mein Kollege Matthias Windischer (für Technik) und ich (für Ablauf bzw. Moderation) gerne behilflich!